Automatische E-Mail Archivierung

Nachdem wir in unserem letzten Newsletter das neue Modul Prozessmanagement vorgestellt haben, möchten wir Ihnen diesmal den Einsatz des Moduls an einem konkreten Anwendungsbeispiel zeigen.

 

Die Aufgabenstellung ist:

 

1. Eine eingehende E-Mail wird in cimERP gelesen. Der Sachbearbeiter entscheidet, dass diese E-Mail archiviert werden soll.

2. Der Sachbearbeiter startet einen Prozess „Archivierung E-Mail“.

3. Der Prozess speichert die E-Mail und alle dazugehörenden Anhänge in der Archivlösung Infoshare von Kendox ab.

Die Umsetzung in cimERP startet im Posteingang von cimERP:

Maske cimERP cd0303 Mail Verwaltung
cd0303 Mail Verwaltung

Ein Doppelklick auf eine Mail öffnet das Detailfenster. Hier klicken Sie auf "Prozess starten".

Maske cimERP cd0303 Mail/ToDo
cd0303 Mail/ToDo

Nun wählen Sie den vorher einmalig erstellten Archivierungsprozess aus:

Maske cimERP cd7201 Start des Prozesses
cd7201 Start des Prozesses

Nach Klick auf "Ok", ist Ihre Mail mit allen Anhängen automatisch vollständig im Archiv zu sehen:

Maske cimERP Dokumentsuche im Archiv
Dokumentsuche im Archiv

Hierbei kann die Verschlagwortung komplett an die konkreten Bedürfnisse angepasst werden. Da neben den Anhängen der E-Mail auch die E-Mail selbst im Original exportiert und archiviert wird, steht auch das Originallayout der E-Mail im Archiv zur Verfügung.

Definition des Archivierungsprozesses

Die Archivierung wird über den folgenden Prozessschritt automatisch vorgenommen:

Maske cimERP cd7201 Prozessdefinition
cd7201 Prozessdefinition

Haben Sie Fragen zu dieser Funktion oder wünschen Sie weitere Informationen? Sprechen Sie uns hierzu einfach an.

Kontakt: news@cimdata-sw.de

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