Anwenderbericht Koch GmbH

Anwenderbericht Koch GmbH

Stimmen unserer Kunden

Zwischen Tradition und Moderne

Mittelständische Unternehmen sind heute mehr denn je gezwungen, aufgrund der Anforderungen ihrer Kunden nach Termintreue, Kostenstruktur und Qualität moderne integrierte Informationssysteme auf allen betrieblichen Ebenen einzusetzen. So auch die Coburger Hermann Koch GmbH. Der Verpackungsspezialist für die Kosmetikindustrie und Pharmazie setzt dabei auf die bewährte Software-Lösung von cimdata software.

Zwischen Tradition und Moderne – In diesem Spannungsfeld bewegt sich die Coburger Hermann Koch GmbH. Bereits 1914 von Hermann Koch als Metallwarenfabrik gegründet, hat sich das traditionsreiche Familienunternehmen mittlerweile zu einem modernen Hersteller von Kunststoffverpackungen für die Kosmetikindustrie entwickelt. Offenheit für Innovationen und Investitionsbereitschaft war dabei stets mit der Wahrung traditioneller Werte wie dem Bekenntnis zur sozialen Verpflichtung, der Harmonie in der Unternehmensführung sowie der festen Identifikation der Mitarbeiter mit der Firma verbunden.

 

Eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung - Warum?

Einen möglichen Ausweg aus dieser Situation verhieß der Einsatz einer modernen betriebswirtschaftlichen Software. Sie sollte eine durchgängige Datenverarbeitung vom Lager über die Fertigung bis hin zum Vertrieb und Finanzwesen ermöglichen. Für die Unternehmensleitung war zudem die Abbildung des Fertigungsprozesses sowie die nachhaltige Sicherung der fertigungsspezifischen Mitarbeiter-Kompetenz weitere wichtige Beweggründe zur Einführung einer integrierten Software.

 

Integration, Flexibilität und Spezialisierung als wichtige Auswahlkriterien

Bereits 1993 wurden entsprechende Überlegungen zur Einführung einer integrierten Software angestoßen, jedoch erst drei Jahre später konkret umgesetzt. Im Frühjahr 1995 erstellte die Unternehmensleitung zusammen mit Spezialisten aus den Fachabteilungen und der EDV einen ersten Anforderungskatalog und führte darauf basierend eine Analyse der am Markt vorhandenen Lösungen durch. Gefordert war ein Anbieter, der mit seinem Standardsystem bereits über umfassende Erfahrung in der Kunststoffertigung verfügte und dessen Lösung neben der Fertigung auch die anderen zentralen Unternehmensbereiche abbilden konnte. Denn nach Aussagen von EDV-Leiter Oliver Mechtold war von Anbeginn geplant, sämtliche bereits vorhandene Lösungen durch die neue Standard-Software zu ersetzen. "Das Risiko einer Integration der alten Programme wollten wir nicht eingehen, zumal diese nicht für die Jahr 2000- und Euro-Umstellung gewappnet waren. Ein späteres Nachbessern sollte vermieden werden." 

Von den am Markt verfügbaren Lösungen kristallisierten sich fünf heraus, die auf Herz und Niere getestet wurden. Unter anderem wurden System-Demonstrationen mit verschiedenen Koch-Artikeln in Coburg durchgeführt. Letztlich fiel im November 1996 die Entscheidung für PPS-cd/2000 der cimdata GmbH, die heute als rzw-cimdata Gesellschaft für Software-Entwicklung und Beratung mbH (jetzt cimdata software GmbH) firmiert. Die Software des Spezialisten für die Kunststoff- und Holzindustrie hatte sich als leistungsfähiges Standardsystem erwiesen, das die gewünschten Unternehmensbereiche abdecken konnte und aufgrund seines modularen Aufbaus überschaubar und einfach zu administrieren war. 

Letzteres war zum Beispiel ein Argument, das für die Koch-Entscheidungsträger gegen R/3 von SAP und auch gegen die Baan-Lösung Triton sprach. "Wir wollten in jedem Fall eine branchenbezogene Standardsoftware installieren und dennoch die Gewähr haben, notwendige Anpassungen durchführen zu können, ohne dass bei Release-Wechseln ein Sonderaufwand betrieben werden muss. Außerdem sollte die Administration insgesamt mög lichst einfach und eigenständig von uns zu handhaben sein", begründet EDV-Leiter Oliver Mechtold die Entscheidung und verweist zugleich auf die Branchenkompetenz von Software und Anbieter. "Dass cimdata auf die Kunststoffertigung spezialisiert ist, über eine umfassende Installationsbasis mit sehr guten Referenzen verfügt und als mittelständisches Unternehmen unsere Bedürfnisse genau kannte, war dabei mit ausschlaggebend."

 

Hard- und Software-Wechsel Schritt für Schritt

Die eigentliche Implementierung des Systems begann im Frühjahr 1997. Vorgesehen war, die gesamte Alt-Installation bei der Hermann Koch GmbH durch die rzw_cimdata-Lösung sowie eine neue Hardware zu ersetzen. Das vorhandene IBM-S/36 System wurde von einem PC-Server mit Windows NT 4.0 abgelöst, auf den die Koch-Mitarbeiter heute über 35 NT-Workstations via Ethernet zugreifen. Die dadurch gewährleistete Einheitlichkeit des Betriebssystems am Server und den Arbeitsplatz-PCs war ebenfalls eine zentrale Forderung der EDV. 

Den Anfang bei der Einführung der neuen Software machte das Finanzwesen, dem einzigen Teilbereich des Unternehmens, aus dem Altdaten zu übernehmen waren. Es folgten der Einkauf und Verkauf, der erst nach einer zeitaufwendigen Anlage der entsprechenden Artikelstammdaten eingeführt werden konnte. Sämtliche Daten waren neu zu strukturieren und anzulegen. Die Integration der Fertigung vollzog sich ebenfalls sukzessive im Laufe des Jahres 1998. Hier war zunächst ein schlüssiges Konzept zu erarbeiten, welche Daten überhaupt zu berücksichtigen und in welcher Form vorzuhalten sind - keine leichte Aufgabe, wie Oliver Mechtold betont: "Es war schon ein Problem. Sämtliche Daten mussten nach und nach 'gesammelt' und zu einem entsprechenden Gerüst geformt werden. Große Probleme haben uns dabei die vielen Varianten und Produktionsmöglichkeiten gemacht." 
Termin für die Übernahme in den Echtbetrieb war der erste Januar 1998. Dieser konnte letztlich gehalten werden, obwohl in der zweiten Projektphase Schwierigkeiten mit dem Betriebssystem auftraten, das sich zunächst als instabil erwiesen hatte. Aufgrund eines durchdachten Projektmanagements und einer sehr guten Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten waren die damit verbundenen Verzögerungen aber wieder aufzuholen. Dabei wurden die Altsysteme und die neu installierte Lösung nur zwei Monate parallel geführt.

 

Eine runde Lösung: Die Software im Einsatz

Unternehmensübergreifend nutzen heute ca. 35 Mitarbeiter das neue Komplettsystem, das nach den anfänglichen Instabilitäten Woche für Woche von Montag bis Samstagmittag stabil durchläuft. Neben der Fertigung mit den Anwendungsbereichen Fertigungssteuerung, Betriebsdatenerfassung, Zeit- und Materialwirtschaft, Disposition, Einkauf und Kalkulation kommt die rzw_cimdata-Lösung auch in der Finanzbuchhaltung und im Vertrieb zum Einsatz. 
Befragt nach den ersten Ergebnissen der Arbeit mit der neuen Standard-Software bestätigt Oliver Mechtold: "Wir verfügen heute über eine klar strukturierte und schlanke EDV-Lösung, die unsere Geschäftsprozesse unterstützt und die benötigten Daten in fast jeder gewünschten Stufe zur Verfügung stellt". Das gilt insbesondere für die Fertigung, in der nun mehr aktuelle Daten über den IST-Zustand von Maschinen und Arbeitsplätzen bereit stehen. Die Erfassung der Daten über das in cd/2000 integrierte BDE-Modul gewährleistet eine lückenlose Protokollierung von Arbeits-, Pausen- und Stillstandszeiten. Die Fertigungsdokumentation hat sich soweit verbessert, dass der Status eines Auftrages oder Arbeitsplatzes jederzeit abzurufen ist. "Gegenüber Kunden sind wir somit in der Lage, präzise und verbindliche Auskünfte zu Lieferterminen geben zu können, was unsere Fertigungs- und Bewirtschaftungskompetenz nach außen unterstreicht", betont der Koch-EDV-Leiter.


Nimmt ein Kunde beispielsweise ein mit dem System erstelltes Angebot an, wird es mit den hinterlegten Angaben zu einem Auftrag übernommen, um weitere auftragsspezifische Daten ergänzt und mit einem Liefertermin, der heute noch aus der Fertigung kommt, versehen. Auftragsbestätigung und Fertigungspapiere werden ausgedruckt. Parallel dazu erfolgt eine automatische Prüfung der Disposition auf notwendige Einkaufsvorgänge oder ob Arbeiten möglicherweise extern vergeben werden müssen. Während der Produktion werden die einzelnen Fertigungsstufen gemeldet. Nach Fertigstellung erfolgt der Versand an den Kunden. Rechnung, Lieferschein und Versandpapiere werden erstellt und die Daten in die Finanzbuchhaltung und Provisionsabrechnung überstellt. 
Wichtig für die Kunststoffertigung ist die vom System unterstützte Hinterlegung werkzeugspezifischer Daten und Verfügbarkeitsprüfung über mehrere Fertigungsschritte hinweg. So lässt sich ermitteln, ob ein Werkzeug oder eventuell auch Teile von Werkzeugen, die richtige Maschine, das Material oder Farbmittel vorhanden sind oder ob weitere Mittel hinzugekauft bzw. Kapazitäten bei Fremdlieferanten in Anspruch genommen werden müssen. Mit den hinterlegten Angaben zur Einsatzplanung von Werkzeugen können Fehlbestückungen von Maschinen vermieden werden, die wiederum reparaturbedingte Stillstandszeiten und Werkzeugkosten minimieren sowie durch die Vermeidung von Ausschuss die Materialkosten senken.

 

Optimierungen möglich

Verbesserungswürdig sieht der EDV-Leiter die noch nicht vollständig vorhandenen Funktionen zur freien Generierung von Formularen und die funktionale Unterstützung von e-commerce-Anforderungen. Doch hat rzw_cimdata hier mit dem im Mai 1999 verfügbaren Release 5.0 weitere Verbesserungen zugesagt. Dann wird in PPS-cd/2000 auch ein universeller Formulargenerator zur Verfügung stehen und eine Online Kunden- und Interessenten-Anbindung integriert sein, wie Dr. Wolfgang Hölzer, Geschäftsführer der rzw_cimdata GmbH, versichert. Zugleich wird PPS cd/2000 mit einer neuen, graphischen Fertigungsplanung aufwarten, die eine weitgehende Unterstützung bei der operativen Bearbeitung von Planungsdaten, die durch die Basisfunktionen des Systems und die integrierten betriebswirtschaftlichen Lösungen generiert werden, gewährleistet. Die Transparenz in der Fertigung wird sich dadurch nochmals erhöhen. Allerdings ist bei Koch noch nicht geklärt, ob angesichts der mit der Fließfertigung verbundenen Variantenfielfalt die graphische Feinplanungsmöglichkeit tatsächlich in Anspruch genommen werden kann. Die Übernahme der Grobplanung durch das bereits installierte System stellt hier bereits schon eine große Unterstützung dar.

 

Fazit

Trotz der genannten Kritikpunkte ist Oliver Mechtold alles andere als unzufrieden mit dem Einführungsprojekt, dem Software-Anbieter oder der Software selbst. Die Entscheidung der Unternehmensleitung hat sich für Ihn angesichts der durchgängigen Abbildung der Geschäftsprozesse und der damit gewährleisteten Transparenz bezahlt gemacht. Zahlen will der EDV-Leiter keine nennen. Aber mit einer Amortisation des Projektes rechnet er nach ca. zwei bis drei Jahren. Bis dahin wird die Hermann Koch GmbH auch die durchgängige Integration von Workflow-Funktionalitäten realisiert haben. Der Weg zu weiterem Wachstum ist damit geebnet.

 


 

Weitere Informationen zu Fa. Koch

HK Cosmetic Packaging GmbH 
Fabrikweg 3 
96450 Coburg 
Tel: 09561/ 240-233, Fax: -234 
Internet: www.hkoch.de

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