Anwenderbericht Werkstatt Lebenshilfe

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Anwenderbericht Werkstatt Lebenshilfe

Werkstatt Lebenshilfe betritt IT-Festland

Seit ihrer Gründung im Jahr 1977 hat es sich die in Wermelskirchen ansässige Werkstatt Lebenshilfe i.Berg.Land GmbH (WLH) zur Aufgabe gemacht, Menschen mit Behinderungen eine bedarfsgerechte, kompetente, menschliche und qualifizierte Begleitung zur Erhaltung und Entwicklung der Lebensqualität zu geben. Um IT-seitig die internen Geschäftsprozesse optimal zu gestalten, fiel der Entschluss, die bisher eingesetzten Insellösungen durch ein funktionsstarkes Enterprise Resource Planning (ERP)-System abzulösen. Im Auswahlprozess konnte sich xdPPS der cimdata software AG schließlich erfolgreich gegen den Mitbewerb durchsetzen.

Die insgesamt 400 Mitarbeiter zählende WLH versteht sich als Dienstleistungsunternehmen einerseits für ihre internen ‚Kunden’, den Menschen mit einer Behinderung, andererseits für externe Kunden mit einem breiten Angebotsportfolio; darunter fallen Unternehmen beispielsweise mit IT- und Automotive-Fokus, Maschinenbau und Elektroindustrie sowie Banken, Versicherungen und Kommunen. Daher war eine DV-Lösung gefordert, die nicht nur die inhouse notwendigen IT-Prozesse, sondern gleichzeitig auch die Anforderungen aus der Produktion unterstützt. „Uns war wichtig, dass sich alles, was wir im Haus machen, in der Software abbilden lässt“, erinnert sich Rolf Brecht, Geschäftsführer der WLH. In Zusammenarbeit mit der AIP Institut für Automation, Informations- und Produktionsmanagement GmbH aus Hagen wurde daher auf Basis einer Ist-Analyse ein umfangreiches Pflichtenheft erstellt, welches die Grundlage für die Prüfung der entsprechenden Anbieter am Markt bildete. 

Von den ursprünglich 207 Anbietern erhielten drei Unternehmen – darunter die cimdata software AG – die Chance, einen Tag lang ihr System im Haus vorzustellen. Mit einer überzeugenden Präsentation der Flexibilität, Parametrisierbarkeit und schlanken Struktur von xdPPS sowie auch aufgrund des Preis/Leistungs-Verhältnisses und des höchsten Erfüllungsgrads der Anforderungen aus der Ist-Analyse konnte sich das ERP-System schließlich gegen die Mitbewerber durchsetzen. Darüber hinaus ist bereits im Standard der Lösung die gesetzliche Ausgleichsabgabe nach SGB 9 § 140 als Teil der Kalkulation und Auftragsabwicklung enthalten; deren automatische Ausweisung auf allen Rechnungen ist Bedingung für die Vergabe von Aufträgen an die Werkstatt Lebenshilfe wie auch prinzipiell an alle Behinderten-Werkstätten.

 

Gut geplant ist halb gewonnen

Zur optimalen Unterstützung der Implementierungsarbeiten wurde nach Vertragsabschluss ein eigenes Projektmanagement-Team bei WHL ins Leben gerufen: „Die Kommunikation zwischen Softwarehaus und Unternehmen ist das A und O bei solchen Projekten“, erklärt Herbert Hünninghaus, Leiter des WLH-Teams. „Durch das Pflichtenheft waren die Parameter unserer Anforderungen zwar hinlänglich bekannt. Aber die leidvollen Anwendererfahrungen bei Projekten anderer Anbieter, wo man sich vorab nur mit einer Grobplanung zufrieden gegeben hatte, haben uns in unserer Überzeugung bestätigt, gemeinsam mit dem Softwarepartner intensive Vorarbeiten durchführen, damit es später keine bösen Überraschungen gibt.“ Durch die flexible Struktur von xdPPS ließen sich die Funktionalitäten des Systems während dieser Phase der Vorbereitung weitestgehend an die Geschäftsprozesse der WLH anpassen; im Gegenzug haben nur einige wenige Bereiche wie etwa der Einkauf ihre Abläufe auf den xdPPS-Standard umgestellt.

 

Standard mit Sonderwünschen

Am 1. Juli 2003 fiel der Startschuss für die Implementierungsarbeiten sowie die Installation der erforderlichen Hardware, um das System schrittweise einzuführen. Aufgrund der Beschäftigung behinderter Mitarbeiter wurde zusätzlich zu den eigentlichen xdPPS-Modulen ein von WLH selbst entwickeltes Tool für die Kapazitätsplanung integriert, da hier der Einsatz eines herkömmlichen Feinplanungstools mit festen Auftragsdurchlauf- und Maschinenbelegungszeiten schlecht oder nicht möglich ist. Dabei ist gewährleistet, dass die nach unterschiedlichen Kriterien wie Schwierigkeitsgrad oder Maschinenbelastung geclusterten Aufträge im System verbleiben, so dass sie, wenn der vorgesehene Disponent sie mit seinen Mitarbeitern nicht fertigen kann, im Bedarfsfall auch ein anderes Team übernehmen kann. 

Zur gleichen Zeit starteten die Schulungen ausgewählter Key-User der involvierten Abteilungen, um auch während der Einführung den Produktionsbetrieb aufrecht erhalten zu können; aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsabläufe gab es dabei verschiedene Schulungspläne für die einzelnen Arbeitsbereiche. „Unser Wunsch war es, die einzelnen Funktionalitäten nach und nach einzubinden, damit die Mitarbeiter mit dem System und seinen Möglichkeiten wachsen können – und die Peripherie von xdPPS unterstützt dieses schrittweise Vorgehen“, begründet Herbert Hünninghaus die Vorgehensweise. Die Offenheit auf Seiten der Mitarbeiter zur Umstellung ihrer gewohnten IT-Umgebung war dabei von Beginn an gegeben, da über das alte System bestimmte Geschäftsprozesse aufgrund ihrer Komplexität nicht mehr aufrecht zu erhalten waren.

 

Positives Fazit

Innerhalb des umfangreichen Leistungspakets liegen die Vorteile für die an zwei Standorten agierenden 49 User heute vor allem in der komfortablen Abbildung der Geschäftsprozesse in der Auftragsabwicklung, Fertigung und Fertigungssteuerung. So ließen sich bereits wenige Wochen nach dem in zwei Schritten im März und Mai 2004 erfolgten Echtstart beispielsweise spürbare Kosten- und Zeiteinsparungen unter anderem durch den Wegfall doppelter Eingaben sowie deutliche Steigerungen in der Datensicherheit feststellen. Darüber hinaus soll sich durch ein Feintuning der Prozesse das System für die Anwender künftig noch komfortabler in der Bedienung gestalten, etwa in den Bereichen Kalkulation und Qualitätsmanagement. Treten Probleme auf, steht das Support-Team von der cimdata software AG per Hotline oder auch direkt vor Ort zur Verfügung. „Der bisherige Verlauf macht uns zuversichtlich, dass wir Anfang 2005 mit einer reibungslosen Funktionalität rechnen können“, resümiert Geschäftsführer Rolf Brecht.

 


Ergänzendes zur Werkstatt Lebenshilfe

Die 1977 gegründete Werkstatt Lebenshilfe i.Berg.Land GmbH (WLH), Wermelskirchen, bietet Menschen mit einer Behinderung durch die Schaffung qualifizierter Arbeitsplätze eine Bedarfs orientierte und kompetente Begleitung zur Erhaltung und Entwicklung ihrer Lebensqualität; drei Wohneinrichtungen garantieren dabei gleichzeitig ein komfortables und selbst bestimmtes Wohnen. Das Unternehmen arbeitet in den Bereichen Elektro- und Industriemontage mit renommierten Partnern zusammen, ein weiterer Geschäftszweig ist die Konfektionierung und der Vertrieb von IT-Produkten an Geschäftskunden. Aktuell sind 400 behinderte und nicht behinderte Menschen in der Werkstatt Lebenshilfe beschäftigt. Das Unternehmen ist nach DIN EN ISO 9001:2000 für Rehabilitationsdienstleistungen von Menschen mit Behinderungen, für Industriedienstleistungen und Produktion, und den Bereich Wohnen zertifiziert. Zur Zeit laufen die Vorbereitungen für die Zertifizierung nach ISO TS 16949 für den Bereich Automotiv. Unter www.wlh.de sind weitere Informationen erhältlich.

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